Presidenza del Consiglio dei Ministri
Dipartimento della Funzione Pubblica

Circolare Funzione Pubblica 4/98

Prot. n. 28584/98/7.588

Premessa

 In relazione alle problematiche emerse a seguito dell’entrata in vigore della legge 15 maggio 1997, numero 127, in particolare sull'effettiva applicazione delle disposizioni in essa contenute, finalizzate a semplificare il rapporto tra cittadini e amministrazioni pubbliche, si rende necessaria l'emanazione della presente circolare.

E’ opportuno intervenire affinché i rapporti tra cittadini ed uffici pubblici risultino conformi alle finalità della legge ancorata a criteri di trasparenza, snellezza delle procedure, partecipazione e rispetto reciproco, attraverso l'utilizzazione di nuovi modelli gestionali. A tal fine, le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere dì commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale, per il tramite dei loro uffici, sono invitate ad attenersi scrupolosamente alle seguenti indicazioni.

A) Modulistica utilizzata per la presentazione di istanze e richieste

A seguito delle ispezioni effettuate dal Servizio ispettivo del Dipartimento della funzione pubblica sulla corretta applicazione della legge 127/1997, è risultato che in molti casi la modulistica approvata dalle amministrazioni ed attualmente in uso non è stata aggiornata. Essa non tiene conto delle novità introdotte dagli articoli 2 e 3 della legge, continuando a prevedere la richiesta di certificati, anziché segnalare che i certificati possono essere sostituiti da dichiarazioni in carta libera, non più soggette ad autenticazione della firma. I singoli moduli devono invece espressamente contenere la formula delle relative dichiarazioni sostitutive, se ammesse, ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15, come modificata e integrata dalla legge n. 127/1997.

Allo scopo di verificare che nella predisposizione di atti o provvedimenti e per il rilascio di certificati o attestazioni le pubbliche amministrazioni abbiano effettivamente aggiornato la modulistica adottata ovvero abbiano predisposto e distribuito appositi moduli semplificati, le amministrazioni centrali in indirizzo sono invitate a far pervenire alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica Corso Vittorio Emanuele, 116 00187 Roma, entro sessanta giorni. dalla pubblicazione della presente, la modulistica utilizzata. Le amministrazioni locali o periferiche sono invitate a farle pervenire alle prefetture competenti per territorio. Qualora, invece, non vi abbiano provveduto, le relative ragioni devono essere rese note entro lo stesso termine al Dipartimento della Funzione pubblica.

B) Verifica negli uffici sulla corretta applicazione della legge 15 maggio 1997, numero 127

A distanza di oltre un anno dall'entrata in vigore della legge 127/1997, le ispezioni.. disposte dal Dipartimento della funzione pubblica nei confronti degli uffici delle amministrazioni centrali, periferiche e delle altre pubb1iche amministrazioni, hanno evidenziato insieme a molti casi di corretta e puntuale applicazione delle disposizioni di semplificazione - alcune anomalie e disfunzioni le quali rendono necessaria una verifica da parte dei dirigenti e dei funzionari responsabili dei servizi, attraverso un puntuale monitoraggio sulla concreta e corretta applicazione delle norme. I risultati della verifica, che deve essere disposta entro quindici giorni dalla pubblicazione della presente circolare, devono essere comunicati al Dipartimento della funzione pubblica entro i successivi trenta giorni. Ove risultino significative violazioni delle norme su1l’autocertificazione da parte di dipendenti pubblici, devono essere avviati, secondo le modalità e nei termini fissati dalle fonti normative e contrattuali, relativi procedimenti disciplinari. Si richiama l'attenzione sulla responsabilità dei dirigenti per il mancato avvio del procedimento disciplinare.

Gli uffici di controllo interno delle singole amministrazioni accentreranno, ai finì della valutazione dei risultati raggiunti dai dirigenti ai Sensi dell'articolo 20 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive modifiche, la corretta applicazione celle norme sull’autocertificicazione. Accerteranno altresì le misure introdotte in materia di organizzazione degli uffici per la migliore utilizzazione delle risorse umane da parte dei dirigenti responsabili conseguente alla semplificazione della documentazione amministrativa della citata legge 127/1997. Le amministrazioni pubbliche devono dare comunicazione dei risultati ella verifica e degli eventuali procedimenti disciplinari avviati al Dipartimento della funzione pubblica entro sessanta giorni dalla pubblicazione della presente circolare.

C) Pubblicizzazione della normativa sulla semplificazione

I dirigenti e i responsabili dei servizi sono invitati a fornire chiare istruzioni al persona1e ai fini di una corretta e completa applicazione della legge 127/1997. Ino1tre, dovranno promuovere iniziative tendenti ad informare gli utenti delle novità introdotte dalla stessa legge. Infine dovrà essere indicato agli utenti l’ufficio cui rivolgersi per ricevere informazioni o per segnalare casi di cattiva applicazione della legge.

D) Intese tra comuni per la trasmissione di dati e documenti

Si rammenta che 1’articolo 2, comma 5, della legge 127/1997 dispone che i comuni favoriscano, attraverso intese o convenzioni, la trasmissione di dati o documenti tra gli archivi anagrafici e dello stato civile, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i gestori od esercenti di pubblici servizi, fatte salve le norme in materia di diritto alla riservatezza delle persone. La trasmissione di dati può avvenire anche in via informatica o telematica.

E) Attività ispettiva

AI fine di garantire la corretta applicazione delle norme in materia di semplificazione questo Dipartimento effettuerà, attraverso l’ispettorato e anche in collaborazione con le Prefetture e l’Ispettorato Generale di Finanza del Ministero del Tesoro controlli e verifiche ispettive sulla conformità dell’azione amministrativa ai principi di imparzialità e buon andamento nonché sull’osservanza da parte del le amministrazione i pubbliche delle disposizioni sull’autocertificazione contenute nelle leggi 15 maggio 1997 numero 127 e 4 gennaio l968 numero 15.