C.M. n. 180 Roma, 15 marzo 1997

Prot. n. 592

AI PROVVEDITORI AGLI STUDI LORO SEDI
AL SOVRINTENDENTE SCOLASTICO PROVINCIALE DI TRENTO
AL SOVRINTENDENTE SCOLASTICO PER LA PROVINCIA DI BOLZANO
ALL'INTENDENTE SCOLASTICO PER LA SCUOLA IN LINGUA TEDESCA BOLZANO
ALL'INTENDENTE SCOLASTICO PER LA SCUOLA DELLE LOCALITA' LADINE BOLZANO

e, p.c. ALL'UFFICIO GABINETTO DEL MINISTRO S E D E
ALLE DIREZIONI GENERALI, ISPETTORATI E SERVIZIO SCUOLA MATERNA S E DE
AL MINISTERO DEL TESORO - RAGIONERIA GEN. DELLO STATO-I.G.F. DIV.IV ROMA
ALLA REGIONE SICILIANA ASS. BENI CULTURALI AMBIENTALI PUBBLICA ISTRUZIONE PALERMO
AL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE DELLA PROVINCIA AUTONOMA BOLZANO
AL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE DELLA PROVINCIA AUTONOMA TRENTO
AL SOVRINTENDENTE SCOLASTICO DELLA VALLE D'AOSTA AOSTA
ALLA RAGIONERIA CENTRALE SEDE
ALLA CORTE DEI CONTI - UFFICIO CONTROLLO ATTI P.I. R O M A
AL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO SEDE
ALL'UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO SEDE

Oggetto: Conto consuntivo delle istituzioni scolastiche ed educative statali di ogni ordine e grado e dei distretti scolastici per l'anno finanziario 1996.

Con la presente circolare si forniscono le istruzioni per disciplinare nei contenuti e nelle modalità i criteri per la compilazione e approvazione del conto consuntivo della gestione, per l'anno finanziario 1996, delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado e dei distretti scolastici.

1. AVVERTENZE

Per una corretta impostazione del conto consuntivo, si ritiene opportuno evidenziare quanto segue:

1.1 - Il Mod. A (A1 per le scuole dotate di personalità giuridica; il Mod. A2 per le scuole non dotate; il Mod. A3 per i distretti scolastici) del conto consuntivo, nel quale sono esposti in termini numerici i risultati della gestione 1996, sia nella parte esterna costituita dal riepilogo che nella parte interna costituita dallo sviluppo analitico dei risultati delle fasi dell'entrata e della spesa, è stato predisposto con la stessa classificazione e suddivisione in titoli, categorie, capitoli e articoli dei rispettivi bilanci di previsione per il 1996, tenendo però conto delle integrazioni e modificazioni apportate nel corso del 1996 sia alla denominazione dei capitoli che al numero dei capitoli stessi.

1.2 - Diversamente dallo scorso anno, i Mod. B, C, D, E e F sono stati predisposti in forma unitaria in modo da poter essere utilizzati indifferentemente da tutte le istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado, nonchè dai distretti scolastici.

2. DISPOSIZIONI COMUNI

Allo scopo di rendere più agevoli e uniformi le procedure nello svolgimento degli adempimenti previsti dalle disposizioni vigenti in materia, si impartiscono le seguenti direttive:

2.1 - Entro il 15 aprile 1997, la Giunta esecutiva predispone il conto consuntivo (costituito in parte dall'insieme dei modelli allegati alla presente circolare) e lo presenta ai rispettivi Consigli, che deliberano al riguardo sulla base della seguente documentazione:

a) relazione della Giunta esecutiva, nella quale devono essere analiticamente illustrati, l'andamento della gestione della istituzione scolastica, ponendo in evidenza i risultati raggiunti per ciascun programma e progetto in funzione degli obiettivi prefissati. Detta relazione illustrativa deve riguardare altresì gli scostamenti fra previsione definitiva ed accertamento e fra previsione definitiva e impegno così come risultanti dal Mod. A.

b) Mod. B - elenco dei residui attivi e passivi risultanti alla chiusura dell'esercizio 1996;

c) Mod. C - riassunto del movimento dei residui esistenti al 31.12. 1995;

d) Mod. D - riepilogo generale dei residui;

e) Mod. E - situazione finanziaria;

f) Mod. F - riassunto generale del movimento amministrativo;

g) Mod. G (nuovo) - retribuzioni nette cottisposte al personale supplente breve e saltuario;

h) ordini di riscossione (reversali) e ordini di pagamento (mandati), corredati dei relativi documenti giustificativi, debitamente raggruppati per capitolo e articolo di entrata e di spesa e distinti fra gestione di competenza e gestione in conto residui;

i) prospetto di tutte le classi autorizzate e funzionanti e della distribuzione degli insegnanti con l'indicazione dei nominativi dei docenti e del numero degli alunni frequentanti per ciascuna classe;

l) copia delle deliberazioni con gli estremi di approvazione (quando richiesta) riguardanti:

le variazioni di bilancio, le eventuali convenzioni e contratti, il funzionamento delle sezioni serali, ogni altra deliberazione che abbia comportato oneri per l'istituzione scolastica, nonchè le copie dei contratti individuali di lavoro stipulati nel corso del 1996 per supplenze annuali, fino al termine delle attività didattiche e per supplenze brevi e saltuarie e copia dei provvedimenti relativi all'istituzione di corsi non previsti dalla pianta organica;

m) copia dei rendiconti degli eventuali corsi aggregati finanziati da altri enti e organizzati dall'istituzione;

n) estratto analitico del conto corrente dell'istituto cassiere con l'indicazione dei saldi al 31.12.1995 e al 31.12.1996. Le istituzioni scolastiche che in via sperimentale hanno in corso il servizio di cassa attraverso l'Ente poste italiane allegano al conto consuntivo le "copie conto", rilasciate dal CUAS, nelle quali sono riepilogati tutte le riscossioni e tutti pagamenti che nel periodo 1.1.96 - 31.12.96 hanno movimentato il conto corrente postale.

o) prospetto dimostrativo delle somme riscosse per l'eventuale partecipazione del personale al vitto a pagamento (sezioni alberghiere e convitti);

p) elenco delle giornate di convivenza degli alunni e relativo prospetto dimostrativo della loro partecipazione al vitto a pagamento (solo per le istituzioni scolastiche con convitto annesso);

q) prospetto delle somme versate per oneri previdenziali ed assistenziali sia a carico dell'istituzione scolastica che a carico del personale. Si evidenzia che le somme indicate nei residui passivi, riferite agli accantonamenti della contribuzione INPDAP a carico del personale di cui alle competenze accessorie diverse da quelle per le quali il versamento viene effettuato direttamente dal Ministero, restano in evidenza in attesa di istruzioni relative al loro versamento.

r) dichiarazione sottoscritta congiuntamente dal dirigente scolastico e dal responsabile amministrativo circa l'inesistenza di gestioni fuori bilancio. Per i distretti scolastici la dichiarazione di cui trattasi è sottoscritta dal presidente del consiglio e dal responsabile dei servizi contabili.

1. Entro il 30 aprile 1997 il Consiglio di circolo, di istituto o distrettuale delibera, secondo le istruzioni previste dal D.I. 28 maggio 1975 e dalla presente circolare, il conto consuntivo, che entro i termini più brevi possibili deve essere trasmesso (il Mod.A in triplice copia) al Provveditore agli studi competente per la prescritta approvazione, corredato :
   • per gli istituti dotati di personalità giuridica, della deliberazione del Consiglio di istituto, della relazione dei revisori dei conti e degli allegati di cui alle lettere a), b), c), d), e), f), g), m), n), o), p) del precedente punto 2.1 ;
   • per le altre istituzioni scolastiche e per i distretti, della deliberazione del Consiglio di circolo/istituto/distrettuale e degli allegati di cui alle lettere a), b), c), d), e), f), g), m), n) del precedente punto 2.1 .

Dopo l'approvazione e comunque entro il 30 settembre 1997, le istituzioni scolastiche e i distretti devono far pervenire il conto consuntivo alle Ragionerie regionali dello Stato competenti per territorio, ai sensi dell'art. 28, comma 5, del D.Lgs. 16 aprile 1994, n. 297. Tuttavia, allo scopo di porre le anzidette Ragionerie in condizione di far affluire al sistema informativo centrale della Ragioneria Generale dello Stato i dati contabili, le istituzioni scolastiche e i distretti, subito dopo l'adozione della delibera da parte dei rispettivi Consigli, compilano e inviano alle predette Ragionerie regionali il FOGLIO NOTIZIE allegato alla presente circolare.

3. INDICAZIONI GENERALI

Con l'occasione si ritiene utile rammentare quanto segue:

3.1 - I totali delle previsioni definitive delle entrate e delle spese del Mod. A del conto consuntivo devono risultare a pareggio, mentre i risultati differenziali tra accertamenti e impegni determinano l'avanzo o il disavanzo di competenza dell'esercizio finanziario 1996.

3.2 Le istituzioni scolastiche che hanno iniziato il loro funzionamento dal 1° settembre 1995 e che, quindi, hanno compilato il bilancio di previsione 1996 con l'inclusione della previsione delle entrate e delle spese relative al periodo 1° sett/ 31 dic. 1995, devono presentare il conto consuntivo per la gestione afferente all'intero periodo sopra indicato.

3.3 Per le istituzioni scolastiche che, perdendo dal 1° settembre 1996 l'autonomia a seguito della razionalizzazione della rete scolastica, sono divenute sezioni staccate di altre istituzioni scolastiche, deve esere predisposto un conto consuntivo separato per la gestione 1/1 - 31/8/ 96, deliberato, a seconda dei casi, dal consiglio di circolo o di istituto cessante, dal consiglio di circolo o di istituto delle scuole incorporanti, ovvero da un commissario liquidatore nominato dal competente Provveditore agli studi. Analoghe procedure vanno adottate per gli istituti comprensivi di cui all'art. 21 della legge 31.1.1994, n. 97, in relazione ai conti consuntivi delle scuole materne, elementari e medie cessate al 31 agosto 1996 per incorporazione o fusione.

3.4 Si richiama l'attenzione sull'obbligo di reimpiego nelle stesse finalità istituzionali delle economie verificatesi sulle assegnazioni con vincolo di destinazione, elencate nell'allegato alla situazione finanziaria (Mod. E). Si ricorda in particolare che le economie derivanti dai finanziamenti per l'educazione alla salute e la prevenzione delle tossicodipendenze possono essere utilizzate sia per la medesima finalità che per il pagamento dei compensi al personale per gli interventi didattici ed educativi.

Con l'occasione si rammenta che ai sensi dell'art. 1 - commi 24 e 25 - della legge 28.12.1995, n. 549 (collegata alla finanziaria 1996) le economie eventualmente realizzate dagli istituti dotati di personalità giuridica sui capitoli di spesa destinati alla liquidazione della retribuzione principale ai docenti di religione, ai supplenti annuali e a quelli fino al termine delle attività didattiche devono essere riversate nelle "Entrate eventuali e diverse concernenti il Ministero della pubblica istruzione" con imputazione al Capo XIII, capitolo 3550.

3.5 Per i contributi erogati dagli Enti pubblici e privati con vincolo di destinazione si conferma che va effettuata la giustificazione di spesa anche secondo le direttive impartite dagli stessi, con la precisazione che la documentazione in originale resta acquisita agli atti della scuola e che è possibile l'invio di copie di tale documentazione ai concedenti che ne avanzino richiesta. Si conferma altresì che eventuali somme non impegnate rispetto a quelle stanziate confluiscono nell'avanzo di amministrazione e restano a disposizione degli Enti eroganti, in attesa di apposite disposizioni degli stessi.

3.6 Si conferma che devono essere iscritte nei residui attivi le somme eventualmente anticipate dalle istituzioni scolastiche e non ancora rimborsate dalle Amministrazioni locali per oneri di funzionamento legislativamente posti a carico delle medesime. Si ritiene utile precisare che, in attesa delle disposizioni applicative riguardanti la legge n. 23 dell'11.1.1996 è opportuno che le istituzioni scolastiche tengano bene in evidenza le eventuali spese che esse hanno sostenuto per conto delle Amministrazioni locali.

4. PROCEDURE RELATIVE AI CIRCOLI DIDATTICI CON ANNESSE SCUOLE MATERNE STATALI

Nei circoli didattici presso cui funzionano sezioni di scuola materna statale è necessario procedere, in virtù del fatto che nel 1996 la gestione contabile e il bilancio di previsione erano distinti, alla predisposizione di distinti conti consuntivi, secondo le indicazioni fornite con la C.M. n. 84 del 10 marzo 1994.

5. CONTABILITA' INFORMATIZZATA

Nel caso in cui le istituzioni scolastiche adottino procedure automatizzate, si rammenta che esse possono fornire la contabilità consuntiva su tabulati, fermo restando che gli elaborati prodotti debbono contenere tutti gli elementi previsti nei modelli A, B, C, D, E, F, G allegati alla presente circolare. Ovviamente, gli organi responsabili della gestione dell'istituzione scolastica, avranno cura di rilegare gli elaborati così ottenuti, che debbono riportare la numerazione progressiva su ciascuna pagina, nonchè la dichiarazione esplicita, in calce al documento, del numero di fogli o pagine di cui si compone il conto consuntivo.

Si segnala che entro il termine del 15 aprile 1997 sarà disponibile, presso i Proveditorati agli studi, il floppy relativo al software "Ambiente scuole" recante il conto consuntivo aggiornato alla luce delle istruzioni fornite con la presente circolare.

6. GESTIONE DEI RESIDUI

Le entrate accertate e non riscosse e le spese impegnate e non pagate entro il 31.12.1996 costituiscono rispettivamente i residui attivi e passivi.

Si precisa, preliminarmente, per quanto concerne la retribuzione spettante al personale supplente breve e saltuario, che gli importi da iscrivere nella Parte I - Entrate -, alla colonna 9 - del Mod. A (Somme rimaste da riscuotere), devono essere la risultanza di somme algebriche in cui concorrono :

• riscossioni dei finanziamenti specifici assegnati da questo Ministero, come da precedente colonna 8 ;
• somme impegnate (somme pagate + somme da pagare) come da colonna 10 della Parte II - Spesa ;

eventuali prelevamenti dall'avanzo di amministrazione esistente al 31 dicembre 1995, sia se effettuati in sede di previsione iniziale per l'anno 1996, sia se effettuati in corso di gestione.

Nella fattispecie, come si evince da quanto precede ed esattamente come per lo scorso anno, perde significativo valore la previsione definitiva di entrata poiché non potranno essere recati in consuntivo residui attivi derivanti dalla differenza tra le previsioni definitive e somme riscosse.

Fanno eccezione le somme per le quali risulterà formalmente assicurata l'erogazione a saldo da parte del Provveditorato agli studi.

I residui attivi possono essere ridotti od eliminati soltanto dopo che siano stati esperiti tutti gli atti per ottenere la riscossione, a meno che il costo per tale esperimento superi l'importo da recuperare. Si rammenta che le radiazioni dei residui attivi devono formare oggetto di apposita e motivata deliberazione da parte del Consiglio da sottoporre all'approvazione del Provveditore agli studi.

I residui attivi e passivi di ciascun esercizio sono trasferiti ai corrispondenti capitoli dell'esercizio successivo, separatamente dagli stanziamenti di competenza del medesimo. Se la tipologia di entrata o di spesa che ha dato origine al residuo non è prevista nella nuova struttura di bilancio adottata per l'anno 1997, la gestione delle somme residue è effettuata mediante apposito capitolo aggiunto da iscrivere per memoria nel bilancio di competenza, utilizzando prioritariamente i capitoli privi di denominazione presenti nel Mod.1.

7. AZIENDE AGRARIE, SPECIALI E CONVITTI ANNESSI

Il rendiconto dell'azienda agraria e/o dell'azienda speciale, previsto dall'art. 51 del D.I. 28 maggio 1975, è costituito dalla situazione patrimoniale, dal conto economico - che riassume i costi e ricavi di carattere generale - e dal conto esercizio, che riporta i costi e ricavi relativi alle specifiche attività produttive; tale rendiconto deve essere predisposto dalla Giunta esecutiva e portato all'esame del Consiglio di istituto corredato dei seguenti allegati:

1) relazione illustrativa su risultati conseguiti;

2) copia del verbale dell'adunanza della Giunta esecutiva nella quale il rendiconto dell'azienda è stato discusso e approvato;

3) prospetto analitico delle rimanenze di magazzino e del movimento del bestiame;

4) ordini di riscossione (reversali), ordini di pagamento (mandati) con i relativi documenti giustificativi:

Ai Provveditori agli studi deve essere trasmesso il rendiconto dell'azienda agraria e gli allegati di cui ai numeri 1,2,e 3. Una copia del rendiconto deve essere inviata, dopo l'approvazione, a cura dei singoli istituti, alla Ragioneria Regionale dello Stato competente per territorio, ai sensi dell'art. 26 del del D.P:R. 31/5/1974,n. 416.

8. PROCEDURE RELATIVE AGLI ISTITUTI COMPRENSIVI

In proposito si rammenta che per effetto della O.M. n. 267 del 4 agosto 1995 la gestione finanziaria amministrativa e contabile degli istituti scolastici comprensivi di scuola materna, elementare e secondaria di primo grado si realizza attraverso la gestione di un unico bilancio.

Nel documento contabile della scuola "madre" devono essere pertanto riportati tutti i dati complessivi della gestione (previsioni, accertamenti, impegni, differenze fra previsioni e accertamenti/ impegni) dei vari tipi di scuole che la compongono.

9. PROCEDURE RELATIVE AGLI ISTITUTI DI EDUCAZIONE STATALI

Nel richiamare le disposizioni vigenti per la predisposizione dei conti consuntivi degli istituti di educazione statali (Convitti nazionali, Convitti per sordomuti di cui all'art. 1 octies della legge 21.10.1978, n. 641 ed Educandati femminili statali), si ricorda che il conto consuntivo dei Convitti nazionali e dei Convitti per sordomuti, non appena ricevuta l'approvazione del Consiglio di amministrazione, deve essere sottoposto a cura del Rettore all'esame e all'approvazione dei rispettivi Provveditori agli studi, a norma della legge 21.7.1967, n. 647. Copia del conto consuntivo, munita del visto di approvazione del Provveditore, dovrà essere inviata al Ministero - Direzione generale istruzione classica, scientifica e magistrale - Divisione V.

Gli Educandati femminili statali invieranno invece il conto consuntivo per l'esame e l'approvazione direttamente al precitato ufficio centrale del Ministero.

Si confermano le operazioni obbligatorie di reimpiego nelle stesse finalità istituzionali delle economie verificatesi sulle assegnazioni con vincolo di destinazione, elencate nell'allegato alla situazione finanziaria (Mod. E).

Le istituzioni scolastiche che in via sperimentale hanno in corso il servizio di cassa attraverso i conti correnti postali sottoporranno all'approvazione dei rispettivi Consigli, la documentazione illustrata e richiamata nella presente circolare.

Fermo restando che le scritture delle istituzioni scolastiche devono necessariamente coincidere con il saldo contabile risultante dall'ultimo certificato di allibramento emesso dal CUAS nel corso dell'anno 1996, non vanno considerati inclusi nei pagamenti effettuati i titoli di spesa, gli assegni e i postagiro disposti dall'istituzione scolastica entro il 31.12.1996 e non vidimati dal CUAS medesimo entro la fine dell'esercizio di riferimento.

11. REVISORI DEI CONTI

Come è noto, l'art. 36 del D.P.R. 31 maggio 1974 n. 416 ha affidato il riscontro della gestione finanziaria amministrativa e patrimoniale delle istituzioni scolastiche dotate di personalità giuridica (istituti tecnici, professionali e d'arte) a due revisori dei conti, uno dei quali nominato dal Ministro della Pubblica Istruzione e l'altro dal Ministro del Tesoro.

Orbene, premesso che le modalità di esercizio del controllo rimangono affidate al responsabile e consapevole apprezzamento di ciascun revisore, i revisori stessi, ai fini dell'esame degli atti di amministrazione relativi al conto consuntivo, sono pregati di verificare, oltre alla corrispondenza del conto consuntivo medesimo alle scritture contabili, anche l'andamento della gestione finanziaria, contabile e patrimoniale sia sotto il profilo della legittimità, che sotto quello della proficuità economico-finanziario. Le risultanze di tale esame devono essere illustrate nella relazione (da allegare al conto consuntivo), che si conclude con il parere circa l'approvazione o meno da parte del Provveditore agli studi.

Ciò posto, le istituzioni scolastiche dotate di personalità giuridica sono pregate di portare a conoscenza dei rispettivi revisori il contenuto della presente circolare tempestivamente rispetto alla data fissata per la loro visita, in modo da consentire ai medesimi una attenta riflessione sulle modalità di svolgimento della attività di revisione e sul contenuto della loro relazione, che deve essere più aderente possibile alle indicazioni sopra riportate.

12. ISTITUZIONI SCOLASTICHE OPERANTI NELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

I capi delle istituzioni scolastiche operanti nella Provincia autonoma di Trento, dopo il riscontro effettuato dai revisori dei conti se e dove previsto, invieranno i conti consuntivi, completi dei relativi allegati e secondo la modulistica prevista :

1. al competente Sovrintendente scolastico, che procederà al loro esame per le quote dei bilanci afferenti agli oneri statali ;
2. al competente organo della Provincia Autonoma che potrà approvare i conti consuntivi nel loro complesso dopo la formale approvazione del Sovrintendente scolastico per le quote di cui alla lettera a) che precede.

13. ISTITUZIONI SCOLASTICHE OPERANTI NELLA PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO

Per gli istituti scolastici operanti nella Provincia autonoma di Bolzano le istruzioni contenute nella presente circolare trovano attuazione nella parte concernente gli oneri statali per l'intero esercizio 1996. Il riscontro della gestione finanziaria e amministrativa delle istituzioni scolastiche dotate di personalità giuridica è effettuato dai revisori dei conti, rappresentanti i Ministeri del Tesoro e della Pubblica Istruzione.

14. ISTITUZIONI SCOLASTICHE OPERANTI NELLA REGIONE SICILIANA

Per gli istituti scolastici operanti nella Regione Siciliana le istruzioni contenute nella presente circolare trovano attuazione nella parte concernente le entrate e le spese relative al personale direttivo, insegnante, educativo e A.T.A. a carico dello Stato

Per la parte relativa all'impiego di risorse assegnate dalla Regione Siciliana e dalla Province regionali la rendicontazione sarà resa in conformità alle istruzioni che la stessa Regione emanerà in materia.

La presente circolare è stata predisposta dal Gruppo di lavoro interdirezionale, coordinato dalla Direzione generale istruzione classica, scientifica e magistrale, d'intesa con il Ministero del Tesoro - R.G.S. - I.G.F.

I Provveditori agli Studi sono pregati di riprodurre la presente circolare con i relativi allegati e di trasmetterla, con la massima urgenza alle istituzioni scolastiche ed ai distretti scolastici per gli adempimenti di competenza.

IL MINISTRO