SERVIZIO PER L'AUTOMAZIONE INFORMATICA E L'INNOVAZIONE TECNOLOGICA

Nota 25 marzo 2003

Prot. n. 1208

Oggetto: Innovazione tecnologica. Utilizzo della "posta elettronica"

La totale diffusione dell'uso della "posta elettronica" nelle amministrazioni pubbliche costituisce uno degli obiettivi prioritari indicati nella Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie emanata in data 21 dicembre 2001 e concernente le "Linee guida in materia di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione per l'anno 2002".

Tale Direttiva prevede, in particolare, che "al fine di potenziare l'uso della posta elettronica, ogni comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in essere presso le varie Amministrazioni".

Al riguardo è da rilevare inoltre che la completa espansione dell'uso della posta elettronica rappresenta anche il presupposto per un corretto avvio di altri progetti quali, ad esempio, il protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali che, oltre ad essere previsto dalla Direttiva sopracitata, è stato individuato dal Governo come un "obiettivo di legislatura".

Va sottolineato altresì che dall'utilizzo di queste nuove tecnologie ne consegue una significativa riduzione dei costi, in particolare per quanto riguarda le spese postali, di cui il Servizio scrivente ha riscontrato un forte aumento nell'ultimo periodo. La riduzione dei costi rappresenta, infatti, uno dei benefici che discende dalla direttiva per l'anno 2003 sulla "trasparenza dell'azione amministrativa e la gestione elettronica dei flussi documentali" emanata in data 9 dicembre 2002 dallo stesso Ministro.

Sul piano legislativo, infine, occorre richiamare il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, emanato con D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, il quale assegna già oggi degli obblighi in tema di documentazione informatica che le pubbliche amministrazioni sono chiamate a rispettare. Tale quadro normativo impone, pertanto, di assumere con urgenza ed incisività ogni iniziativa utile ad incrementare notevolmente l'uso dello strumento della posta elettronica nella consapevolezza che ciò consentirà anche di migliorare il livello di servizio.

Infatti, la possibilità di inviare e ricevere messaggi e documenti, di modificarli e inviarli di nuovo, di formulare proposte e condividerle con colleghi di altri uffici, di partecipare alle decisioni sta cambiando il modo di lavorare a vantaggio dell'efficacia e dell'efficienza del servizio.

Appare opportuno evidenziare, inoltre, che la posta elettronica consente, in tempo reale, di comunicare e scambiare corrispondenza tra tutti gli uffici dell'amministrazione scolastica centrale e periferica, comprese le istituzioni scolastiche.

Con la presente nota si intende, quindi, sensibilizzare, in particolare, i Dirigenti, sulla necessità di diffondere ulteriormente l'uso della posta elettronica all'interno dei rispettivi uffici affinchè questo servizio possa così rivelarsi valido strumento di comunicazione a supporto delle proprie attività quotidiane.

Sul piano operativo, per un utilizzo corretto ed efficace di tale strumento si forniscono, di seguito, alcune indicazioni tecniche concernenti l'invio di atti formali.

• La consueta lettera di trasmissione va inserita come testo del messaggio di posta elettronica, la cui stampa può essere protocollata;

• Il messaggio deve essere corredato dagli estremi di protocollo, da un numero telefonico di riferimento e dal nome di un referente nel caso di eventuali delucidazioni;

• Il documento va trasmesso come allegato al messaggio di posta elettronica. Nel caso di atti normativi essi debbono essere corredati di tutti gli estremi: data, numero di protocollo e firma per esteso del dirigente.

• Allegare file di dimensioni contenute; qualora si debba inviare file di grosse dimensioni ricordarsi di comprimerli prima di allegarli al messaggio, infatti l'allegato non verrà recapitato qualora ecceda l'ampiezza della casella di posta.

Per ogni altra indicazione tecnica si rinvia alle modalità operative contenute negli appositi manuali già in dotazione al personale che fa uso di una postazione informatica.

Si comunica, infine, che eventuali chiarimenti e/o quesiti in merito al contenuto della presente circolare potranno essere inviati al seguente indirizzo di posta elettronica: francesco.mercurio@istruzione.it.

Il Direttore Generale
Alessandro Musumeci