|
Direzione Generale per gli Studi e la
Programmazione e per i Sistemi Informativi
UFF.III Nota 5 maggio 2008
Prot. MPI.AOODGSI n. 1306 Oggetto: “Assistenza On line”:
gestione utenze ed ulteriori precisazioni Abilitazioni utenti
all’uso di AOL
Informiamo gli utenti che, da oggi, anche la gestione delle abilitazioni
all’uso di AOL è inserita all’interno di Gestione Utenze.
I Referenti della sicurezza potranno abilitare il personale
amministrativo dell’ufficio di competenza con le stesse funzioni con cui
si gestiscono le abilitazione delle altre applicazioni Sidi.
Viene gestito, inoltre, il contesto di lavoro in AOL che può in alcuni
casi essere più ampio o diverso da quello dell’ ufficio di servizio.
In questo modo sarà possibile inserire delle richieste (per esempio per
il reset delle password o per le richieste di materiali di consumo) per
conto di tutto l’ufficio di competenza
Informiamo inoltre che, per favorire la comprensione di alcuni passaggi
nella gestione delle richieste, il profilo di “amministratore” verrà da
adesso in poi descritto come “referente” in quanto questo è il ruolo
attribuito agli utenti che lo possiedono.
Per utilizzare al meglio AOL!!
Nell’ottica di migliorare il processo di gestione delle richieste si
riassumono di seguito alcune regole che garantiscono la corretta
attribuzione ed evasione della stessa.
* La richiesta deve essere inserita specificando opportunamente
la tipologia di intervento di cui si ha necessità scegliendo
opportunamente di conseguenza il processo di assistenza che si
intende attivare(ad esempio evitare di fare una “richiesta di
modifica base dati” per chiedere l’apertura di un nodo/funzione e
viceversa)
* Nella scelta del procedimento amministrativo occorre fare
attenzione e scegliere effettivamente il procedimento a cui la
richiesta fa riferimento (organici,mobilità…..ecc). Il procedimento
scelto, infatti, determina l’assegnazione del tagliando che viene
aperto e quindi la scelta corretta permette che la richiesta
pervenga all’evasione nel più breve tempo possibile.
* La richiesta deve essere sempre contenere nel campo “Descrizione”
tutti gli elementi che ne permettano l’evasione (ad esempio nel caso
di richiesta di ”modifica base dati” devono essere inseriti nel
campo descrizione tutti gli elementi che servono per l’intervento).
Non possono essere prese in considerazione richieste la cui
descrizione è presente, per esempio, nel campo Motivazione dove
invece va indicato l’eventuale riferimento all’esecuzione di una
sentenza od ad un semplice errore materiale.
* L’inserimento di un allegato deve avvenire solo se l’allegato
fornisce informazioni utili per una attenta valutazione della
richiesta (per esempio nel caso di “richieste di segnalazioni
anomalie normative”), ma esso non deve contenere informazioni
indispensabili per l’evasione della richiesta stessa, in quanto
l’allegato non viene inoltrato al fornitore che è chiamato
all’evasione della richiesta, ma rimane solo a disposizione della
DGSI nella fase di valutazione.
* Dopo la creazione della richiesta (che si trova nello stato NUOVA)
occorre procedere con l’operazione di INOLTRO, altrimenti la stessa
non viene inoltrata per la lavorazione. L’operazione di inoltro può
essere effettuata solo dall’utente indicato come “Referente” nella
richiesta stessa. Si ricorda che gli utenti con il profilo di
“referenti” possono creare la richiesta mettendo il proprio
nominativo come referente e quindi possono procedere loro stessi
all’inoltro della richiesta. La richiesta che non viene inoltrata
può essere cancellata dall’utente che l’ha creata in un qualunque
momento.
* Per l’uso corretto delle funzioni si prega di consultare sempre il
manuale disponibile in linea.
* Procedere sempre con la chiusura amministrativa (azione di
“Conferma Esito”) delle richieste che permette all’Amministrazione
di monitorare correttamente le attività connesse nonché di
registrare la soddisfazione dell’utente in merito all’evasione della
richiesta. IL DIRIGENTE
Paolo De Santis
|
