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Dipartimento per l’istruzione
Nota 7 marzo 2008 Prot.n. 45 / Dip./segr.
Oggetto: Divieto di pubblicazione dati sensibili nelle
graduatorie ad esaurimento di circolo e di istituto Con nota di
pari oggetto Prot. n. 2100 del 28 novembre 2005 la Direzione generale
per il personale della scuola ha fornito, in base alle norme contenute
nel D.lgs. 196/2003 (Codice privacy) e alle indicazioni del Garante per
la protezione dei dati personali, puntuali indicazioni finalizzate ad
evitare la pubblicazione sia dei dati personali sensibili degli
aspiranti inseriti nelle graduatorie ad esaurimento, di circolo e di
istituto, sia dei dati personali diversi da quelli sensibili e
giudiziari non indispensabili per le finalità del trattamento.
Nonostante la chiarezza delle indicazioni contenute nella nota sopra
richiamata, giungono a questo Dipartimento numerose segnalazioni che
denunciano la presenza nelle graduatorie di dati personali non necessari
e non pertinenti, nonché di dati sensibili anche relativi alla salute
(ad esempio: stato di invalidità, patologie emergenti dalla
documentazione ex legge 104/1992, ecc.) la cui diffusione, oltre a non
essere indispensabile per le finalità del trattamento, non è consentita
né dal Codice privacy né dal Decreto. del Ministro della Pubblica
Istruzione 7 dicembre 2006, n. 305 (Regolamento sul trattamento dei dati
sensibili e giudiziari nelle istituzioni scolastiche e
nell’amministrazione centrale e periferica del Ministero della Pubblica
Istruzione – d’ora in poi “Regolamento privacy” -) che, nelle schede
allegate allo stesso, individua, in relazione al contesto e processo
lavorativo di riferimento, le tipologie di dati sensibili e giudiziari
che possono emergere nell’ambito delle attività istituzionali
dell’Amministrazione e delle istituzioni scolastiche, le operazioni su
di essi effettuabili, i soggetti ai quali è possibile comunicare o
diffondere i predetti dati.
Si ritiene pertanto necessario ritornare sull’argomento, richiamando
ulteriormente l’attenzione, anche alla luce delle prescrizioni contenute
nel citato Regolamento privacy, sulle modalità del trattamento e sui
limiti alla diffusione al pubblico dei dati personali utili per la
definizione delle graduatorie ad esaurimento, di circolo e di istituto,
nonché sui rischi sanzionatori connessi a trattamenti non consentiti
dalle vigenti norme.
In via preliminare si evidenzia che i dati personali possono essere
trattati solo se pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle
finalità per le quali sono raccolti (art. 11 Codice privacy ).
Tale regola si applica a tutte le tipologie dei dati personali e,
quindi, sia ai dati diversi da quelli sensibili e giudiziari (c.d. “dati
comuni”), sia ai dati sensibili e giudiziari.
Per questi ultimi, l’art. 22 del Codice privacy prevede l’ulteriore
requisito della “indispensabilità” del trattamento rispetto alle
finalità perseguite nei singoli casi. In particolare, l’art. 22 comma 3
del Codice prescrive che i soggetti pubblici possono trattare solo i
dati sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere attività
istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante
il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
I principi generali del trattamento sopra menzionati (pertinenza,
completezza, non eccedenza, indispensabilità) sono ribaditi ed
ulteriormente esplicitati nell’art. 2 del richiamato Regolamento
privacy.
Premesso quanto sopra, di seguito si sintetizzano le modalità di
trattamento e comunicazione/diffusione dei dati personali, con
particolare riferimento alle graduatorie ad esaurimento, di circolo e di
istituto.
Dati personali diversi dai sensibili e giudiziari (dati comuni)
Fermo restanti i sopra menzionati principi di pertinenza, completezza,
non eccedenza rispetto alle finalità ( Art. 18 e 19 del codice):
1. è consentito il trattamento di tutti i dati personali diversi da
quelli sensibili e giudiziari, forniti in forma completa dal Sistema
Informativo e utili per i necessari adempimenti legati alle valutazioni
dei punteggi, all’attribuzione delle preferenze, precedenze e delle
riserve nonché alla reperibilità dei candidati;
2. non è consentita la pubblicazione, accanto ai dati strettamente
necessari all’individuazione del candidato (nome, cognome, punteggio,
posizione in graduatoria), di ulteriori dati, come, ad esempio,
domicilio, recapito telefonico, poiché la conoscenza da parte di terzi
dei dati in parola non è strettamente necessaria per raggiungere le
finalità istituzionali sottese alla pubblicazione della graduatoria, né
esistono nell’ordinamento specifiche norme che consentano la
pubblicazione di dati comuni diversi da quelli necessari.
Dati personali sensibili e giudiziari
Fermo restanti i sopra menzionati principi di pertinenza, completezza,
non eccedenza, indispensabilità rispetto alle finalità ( art. 20 e 22
del codice):
1. il trattamento da parte delle istituzioni scolastiche e degli Uffici
scolastici provinciali, nell’ambito dei procedimenti e delle attività
finalizzati alla elaborazione delle graduatorie, di dati personali
sensibili riferiti allo stato di salute (es.: stato di invalidità,
patologie emergenti dalla documentazione ex legge 104/1992, ecc.), è
consentito nei limiti di quanto previsto nella Scheda nr. 1 allegata al
Regolamento privacy e nel rispetto dei principi di indispensabilità:
(Selezione e reclutamento a tempo indeterminato e determinato e gestione
del rapporto di lavoro);
2. la diffusione al pubblico dei dati personali sensibili relativi allo
stato di salute (es.: stato di invalidità, patologie emergenti dalla
documentazione ex legge 104/1992, ecc.) è espressamente vietata
dall’art. 22, comma 8 del Codice privacy (“i dati idonei a rivelare lo
stato di salute non possono essere diffusi”. Conseguentemente, il
Regolamento privacy (Scheda nr. 1) non prevede tale possibilità, così
come non prevede la possibilità di diffondere altri dati sensibili, la
cui divulgazione, peraltro, sarebbe palesemente non indispensabile per
le finalità del trattamento. Del pari non è consentita l’utilizzazione,
nell’ambito di atti e documenti destinati alla diffusione, di sigle,
codici o acronimi tali da rendere nota, anche indirettamente,
l’esistenza di patologie riferite agli interessati.
Le responsabilità amministrative, civile penali
La violazione dei principi e delle regole specifiche del trattamento
individuati nel Codice privacy e nel Regolamento privacy possono avere
rilevanti conseguenze sanzionatorie in sede amministrativa, civile e,
qualora ne ricorrano le condizioni, anche in sede penale.
Si richiamano le principali sanzioni previste dal Codice privacy,
applicabili nel caso di specie.
1. Responsabilità amministrativa.
(Vedi in particolare l’ art. 161) 2. Responsabilità civile per i
danni cagionati dal trattamento dei dati personali.
(Vedi in particolare l’articolo 15, Codice privacy.). 3.
Responsabilità penale.
(Vedi in particolare gli articoli dal 167 al 172).
* * * Attesa la delicatezza della materia e le
previste sanzioni in caso di inosservanza delle disposizioni prima
enunciate, si pregano le SS.LL. di voler dare la più ampia diffusione
della presente nota a tutti gli Uffici scolastici provinciali e alle
istituzioni scolastiche della Regione, sottolineando la necessità di
attenersi scrupolosamente alle disposizioni contenute nella normativa
vigente, sollecitando, altresì ove necessario, la rettifica tempestiva
delle indicazioni non conformi contenute nelle graduatorie eventualmente
già pubblicate e accertando che vengano eliminati i dati sulla salute e
quelli non pertinenti. Sugli interventi posti in essere si invitano le
SS.LL. a dare tempestiva informazione ed assicurazione alla competente
Direzione per il personale scolastico.
Si ritiene infine opportuno raccomandare, vista anche l’obbligatorietà
ai sensi del punto 19 dell’allegato B del Codice privacy l’attivazione
di specifici interventi informativi e formativi nei confronti degli
operatori scolastici e del personale degli Uffici scolastici regionali e
provinciali.
IL CAPO DIPARTIMENTO
f.to Giuseppe Cosentino
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