1.      Premessa......................................................................................  2

2.      Criteri di individuazione delle scuole di riferimento....................  3

3.      Completamento delle attività in carico agli uffici provinciali......  3

4.      Scadenze delle attività degli uffici provinciali propedeutiche alla operatività delle scuole di riferimento.............................................................................  4

5.      Tempistica delle attività per la costituzione delle graduatorie d’istituto  5

6.      Tempistica delle attività di reclutamento delle scuole.................  6

7.      Predisposizione delle liste di lavoro  estratte dalle graduatorie provinciali      6

8.      Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi supporti......  7

9.      Monitoraggi................................................................................  10

1.     Premessa

 Scopo del presente documento, allegato alla nota della Direzione Generale del Personale e della  scuola e dell’amministrazione uff. VI, avente per oggetto “Indicazioni operative in materia di supplenze del personale docente, educativo ed A.T.A. in base allo scorrimento delle graduatorie permanenti da parte dei Dirigenti Scolastici”, è   quello di illustrare un procedimento standard di attivazione e coinvolgimento delle istituzioni scolastiche, alle quali è affidato il compito di proseguire la fase di reclutamento dei supplenti annuali e fino al termine delle attività didattiche nell’ipotesi in cui gli uffici non abbiano completato le relative operazioni entro il 31 luglio p.v..  

A tali fini il modello organizzativo preso in  esame è quello adottato all’inizio dell’a.s. 2001/2002 nella quasi totalità delle province italiane, in quanto soddisfacente le determinazione assunte dai dirigenti scolastici nel corso delle conferenze di servizio  promosse a suo tempo dai direttori regionali, d’intesa con i responsabili degli allora  uffici scolastici provinciali, oggi denominati CSA.   Esso si basa sull’individuazione di una o più istituzioni scolastiche di riferimento a livello provinciale alle quali viene affidato l’incarico di organizzare e gestire, anche per conto delle altre scuole, le convocazioni degli aspiranti inclusi in una graduatoria provinciale  o in un gruppo di graduatorie provinciali afferenti allo stesso ambito disciplinare; in tale sede vengono offerte, e quindi assegnate, tutte le possibili supplenze in ambito provinciale. 

Nel seguito si descrivono sinteticamente l’iter procedurale e le modalità operative,  i prodotti e gli strumenti disponibili, le modalità di utilizzo, i vincoli e le concatenazioni logiche e temporali. 

Successive specifiche e dettagliate istruzioni operative per l’utilizzo di ciascun prodotto informatico verranno tempestivamente diramate attraverso i consueti canali informativi (Intranet, innov@zionescuola,…..) 

Al fine di agevolare la consultazione dei provvedimenti e delle comunicazioni inerenti alle attività propedeutiche all’avvio dell’anno scolastico, nel cui novero rientra il conferimento delle supplenze, è attivata una apposita sezione nei siti INTRANET ed INTERNET denominata “AVVIO DELL’ANNO SCOLASTICO”,  nella quale si possono reperire le predette informazioni, congiuntamente con i prodotti di monitoraggio predisposti dal sistema informativo. 

Il contenuto del presente documento non è applicabile alle situazioni in cui il CSA riesca a completare tutte le operazioni di carattere provinciale entro il 31 luglio, compreso il conferimento delle supplenze annuali e fino al termine delle attività didattiche, nei limiti della graduatoria provinciale permanente. Rimane salvo l’aspetto riguardante la gestione delle graduatorie d’istituto ed il conferimento delle supplenze da parte dei dirigenti scolastici in base alle predette graduatorie.  

2.     Criteri di individuazione delle scuole di riferimento 

Premesso che le scuole di riferimento dovranno svolgere le seguenti attività:

ü      predisposizione dei locali idonei al ricevimento degli aspiranti convocati;

ü      allestimento di una o più postazioni di lavoro per la consultazione dei dati di graduatoria e per l’aggiornamento dei posti occupati dagli aspiranti trattati;

ü      gestione delle convocazioni ed assegnazione dei posti vacanti;

ü      visualizzazione dei posti vacanti residuati dopo lo svolgimento delle fasi precedenti, ivi incluse le nomine accettate nei precedenti turni di convocazione,

ü      predisposizione e consegna all’aspirante dello stampato con la proposta di assunzione accettata da quest’ultimo e da consegnare al dirigente della scuola scelta, ai fini della successiva stipula del contratto di lavoro a tempo determinato;

ü      rendicontazione  e documentazione per l’ufficio provinciale.

Nell’individuare le scuole idonee a svolgere le predette attività, si dovrà tenere conto dei seguenti parametri:

ü      numero dei posti residui da coprire con supplenze conferibili agli inclusi nelle graduatorie permanenti;

ü      capienza delle suddette graduatorie rispetto ai posti da coprire;

ü      possibilità di accorpamento delle convocazioni per ambiti disciplinari,

ü      idoneità degli ambienti e delle infrastrutture tecnologiche delle scuole (linee telefoniche, collegamenti ad internet, accessi SIWEB, fotocopiatrici, apparecchi fax);

ü      disponibilità di personale di segreteria della scuola;

ü      centralità rispetto al territorio provinciale e raggiungibilità della sede scolastica di riferimento;

ü      numero massimo di convocazioni giornaliere gestibili.

Un elemento inoltre che potrà orientare l’individuazione della scuola di riferimento è senza dubbio l’insieme delle condizioni che rendono possibile l’assidua attività di assistenza e consulenza alla scuola da parte dei funzionari del CSA medesimo durante lo svolgimento delle operazioni.

3.     Completamento delle attività in carico agli uffici provinciali

Prima di attivare le  scuole di riferimento per la prosecuzione del conferimento delle supplenze agli aspiranti inclusi nelle graduatorie permanenti, i CSA dovranno portare a termine gli adempimenti di propria competenza e provvedere alla definizione del quadro delle disponibilità ai fini del conferimento delle supplenze da parte dei dirigenti scolastici.

 Terminate le operazioni in carico agli uffici provinciali sopra citate, il sistema elabora le disponibilità residue per ciascuna classe di concorso, tipo di posto e scuola. Una funzione di questo Sistema Informativo prospetta, per ciascuna istituzione scolastica, l’elenco dei posti risultanti vacanti, suddivisi in annuali e sino al termine delle attività didattiche e, per questi ultimi, sia i posti ad orario intero, sia  gli spezzoni orario. Sempre con la stessa funzione l’ufficio provinciale potrà variare la quantità dei posti annuali e fino al termine delle attività didattiche risultante a questo Sistema Informativo,  laddove i dati memorizzati dal sistema non tengano conto di tutte le operazioni disposte dall’ufficio.  I posti risultanti al termine di questa operazione dovranno essere esclusivamente quelli da coprire con le supplenze da conferire a cura delle scuole di riferimento; pertanto, poiché potranno essere conferite supplenze solo su spezzoni orario maggiori di sei ore, gli eventuali spezzoni orario fino a sei ore dovranno essere azzerati.

Occorre evidenziare che la corretta individuazione dei destinatari della proposta di assunzione è correlata al quadro analitico aggiornato dei posti e delle cattedre vacanti, ed alla stabilità delle graduatorie costituite;  è quindi requisito essenziale e propedeutico la stabilizzazione dell’organico di fatto,  l’effettuazione delle utilizzazioni e delle assegnazioni provvisorie, nonché il conferimento delle supplenze sui posti di sostegno agli aspiranti in possesso del titolo di specializzazione,  preventivamente portate a termine e registrate al sistema informativo dai CSA. 

4.     Scadenze delle attività degli uffici provinciali propedeutiche alla operatività delle scuole di riferimento

5.     Tempistica delle attività per la costituzione delle graduatorie d’istituto

6.     Tempistica delle attività di reclutamento delle scuole

7.     Predisposizione delle liste di lavoro  estratte dalle graduatorie provinciali

Al termine delle operazioni propedeutiche disposte dagli uffici provinciali, vengono estratte le informazioni utili per predisporre le liste di lavoro da utilizzare per le fasi operative di conferimento delle nomine  da parte dei dirigenti scolastici delle scuole di riferimento. Le liste di lavoro sono costituite dalle graduatorie provinciali permanenti, depurate dei nominativi di coloro i quali - nelle precedenti fasi svolte dagli uffici scolastici  provinciali - siano stati già assunti a tempo indeterminato, ovvero siano stati assunti a tempo determinato con contratto annuale.

Si ritiene indispensabile evitare l’inutile trattamento di  aspiranti che, pur presenti ancora in graduatoria perché mai depennati dagli uffici,  non hanno interesse ad essere contattati per ottenere la supplenza. Pertanto le predette liste di lavoro, desunte dalle graduatorie provinciali permanenti, non conterranno:

-        coloro i quali hanno espressamente manifestato la volontà di essere presenti nelle graduatorie permanenti ai soli fini delle nomina in ruolo e non anche ai fini della supplenza;

-        coloro i quali risultano in graduatoria in posizione superiore all’ultima operazione di nomina a tempo indeterminato o a tempo determinato, effettuata dall’ufficio scolastico provinciale.

La selezione dei dati per la predisposizione di tali elenchi è effettuata secondo ciò che risulta al sistema informativo al 6 agosto.    Situazioni sopravvenute o accertate successivamente non alterano il quadro iniziale di riferimento in base al quale si svolge l’operazione.    Esse, tuttavia, possono essere trattate come esigenze sopravvenute nel corso delle operazioni, fermo restando che il trattamento delle stesse non comporta il rifacimento delle operazioni già disposte. 

Le  informazioni trattate per ciascun aspirante sono: l’ordine di graduatoria, l’eventuale titolo di riserva,  i dati  anagrafici, l’indirizzo di recapito  ed il numero telefonico, individuati sulla base delle informazioni risultanti sul sistema informativo. 

Effettuata la predetta selezione dei candidati che possono aspirare ad una supplenza, il sistema informativo ottiene la graduatoria utile  per le assunzioni a tempo determinato partendo dalla posizione del primo docente non ancora assunto.  Una funzione on-line  mostra alla scuola di riferimento,  relativamente a ciascuna  classe di concorso / tipo posto assegnato, la graduatoria così estratta da quella provinciale permanente di partenza  e consente di ricavarne le informazioni per formulare agli aspiranti ivi inclusi le proposte di assunzione, nonché di aggiornare la situazione dell’aspirante contattato in base all’accettazione o meno della proposta.

Nel caso in cui la consistenza della graduatoria non consenta d’individuare un numero di nominativi sufficiente a coprire i posti disponibili, il sistema evidenzia la circostanza ed i posti non assegnabili saranno gestiti nella fase residuale  del processo, utilizzando le graduatorie d’istituto. 

8.     Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi supporti

Le scuole di riferimento proseguiranno le convocazioni degli aspiranti a supplenza inclusi nelle graduatorie provinciali permanenti a partire dall’ultimo aspirante convocato, a tali fini, dall’ufficio scolastico provinciale (CSA).   Laddove il CSA, nel pianificare lo svolgimento delle nomine, avesse già verificato l’impossibilità di portare a termine tale operazione entro il 31 luglio e accertato l’esigenza di attivare la scuola di riferimento,  potrebbe effettuare presso quest’ultima anche le convocazioni entro il 31 luglio ancorché sotto la propria diretta responsabilità, al fine di non creare elementi di discontinuità che possono alterare il buon esito dell’operazione.

Calendari delle convocazioni e loro pubblicizzazione.

In base al numero di posti da assegnare per  ciascuna delle graduatorie affidate alla medesima scuola di riferimento ed in funzione del numero massimo di aspiranti che la stessa scuola è in grado di accogliere giornalmente, si predisporranno gli elenchi delle convocazioni.     Tale operazione dovrà essere disposta congiuntamente con i referenti del CSA, in modo che gli stessi possano dare diffusione di tali elenchi utilizzando i tradizionali mezzi di comunicazione dello stesso ufficio. Se fatti pervenire in forma elettronica al gestore di questo sistema,  tali elenchi possono essere divulgati anche attraverso la sezione regionale del sito www.istruzione.it.   A tali fini viene resa disponibile una funzione che consente di gestire il calendario delle convocazioni presso ogni scuola di riferimento.   Il calendario così comunicato sarà divulgato tramite il sito internet www.istruzione.it , attraverso una applicazione nella quale ciascun interessato, selezionando la provincia di interesse e la graduatoria in cui è inserito, potrà visualizzare la scuola di riferimento che ha in carico le operazioni  di assunzione e le date dei turni di convocazione delle rispettive posizioni di graduatoria.

Elenco degli aspiranti ancora nominabili

La segreteria della scuola di riferimento, all’atto della presa in carico dell’operazione, riceverà l’elenco degli aspiranti ancora nominabili, e la stampa delle proposte di assunzione già compilate sulla base degli elementi di graduatoria.  Quest’ultima stampa potrà essere suddivisa secondo gli elenchi delle convocazioni in modo tale da averne disponibile, ogni giorno, la parte riguardante gli interessati destinatari delle proposta di assunzione. 

Elenco dei posti disponibili

All’inizio dell’operazione ciascuna scuola di riferimento disporrà dell’elenco delle sedi disponibili, relativamente ai posti ed alle cattedre delle graduatorie di interesse,  aggiornato dal CSA a valle delle operazioni disposte da quest’ultimo entro il 31 luglio e registrate a Sistema entro la data utile di cui al calendario sopra riportato. 

Successivamente nel corso delle convocazioni, sempre con le funzioni del sistema informativo,  la segreteria scolastica potrà inoltre stampare l’elenco delle sedi disponibili aggiornate fino al precedente turno di convocazione.

L’elenco delle sedi disponibili per ciascun turno di convocazione potrà essere affisso nei locali in cui gli aspiranti attendono il proprio turno di scelta, al fine di agevolare l’individuazione delle sedi più gradite rimaste disponibili e accelerare le operazioni di accettazione della proposta di assunzione a tempo determinato.

Modalità di assegnazione della proposta di assunzione

All’aspirante convocato che accetta una sede tra quelle disponibili, verrà consegnata le proposta di assunzione, di cui l’interessato dovrà firmare copia.  Tale proposta, che riporta i dati della scuola assegnata, dovrà essere consegnata dal docente alla scuola predetta,  il cui dirigente scolastico stipulerà il contratto di assunzione e lo registrerà attraverso questo sistema informativo che provvederà all’inoltro informatico al centro elaborazione dati del Ministero del Tesoro, al fine di predisporre le attività di liquidazione delle competenze spettanti.

All’atto dell’accettazione della proposta di nomina, la scuola di riferimento registrerà tale  informazione mediante l’apposita funzione di questo sistema informativo, la quale procederà ad aggiornare le basi informative consultabili anche alle altre scuole di riferimento. Ciò consentirà di tener conto delle sedi occupate man mano che gli aspiranti accettano. Qualora ad un aspirante presente in più graduatorie e già destinatario di una proposta di assunzione accettata,  venga offerto un posto più favorevole per trattamento economico in una successiva convocazione per un’altra graduatoria (supplenza annuale rispetto a supplenza fino al termine delle attività didattiche),  non sarà possibile registrare la successiva proposta di nomina se prima non sia stata annullata la precedente proposta accettata.   Se già è stato stipulato il contratto, inoltre, occorre che la scuola di riferimento contatti immediatamente la scuola che ha registrato il contratto per farlo annullare. Il mancato annullamento del predetto contratto, tuttavia,  non impedisce il prosieguo dell’operazione di assegnazione della proposta di assunzione all’interessato da parte della scuola di riferimento. Dovrà invece essere stato effettuato prima che la nuova scuola assegnata registri a sistema il successivo contratto.

L’annullamento della proposta di nomina può essere comunicato solo dalla scuola di riferimento che l’ha inserita;  pertanto se la precedente graduatoria è gestita da altra scuola di riferimento, quest’ultima deve essere contattata per annullare la proposta di nomina, cosicché  l’aspirante risulti di nuovo nominabile ed il posto precedentemente assegnato venga riutilizzato per i successivi turni di convocazione, sempre che quella graduatoria permanente non sia andata nel frattempo esaurita e senza, peraltro, mettere in  discussione le nomine nel frattempo disposte.

Elenchi giornalieri delle nomine disposte

Al fine di consentire ai C.S.A. di effettuare le dovute verifiche sull’andamento delle operazioni presso le istituzioni scolastiche di riferimento, saranno predisposte apposite stampe di controllo che riportano l’elenco delle nomine effettuate. Le stampe sono prenotabili per ordine scuola e, nell’ambito della scuola secondaria per classe di concorso, o per intero o per un intervallo temporale indicato dal C.S.A..

Esse sono ordinate per classe di concorso e riportano l’elenco degli aspiranti nominati, in funzione del tipo di nomina (annuale, fino al termine delle attività didattiche o su spezzoni orari). La classe di concorso sarà associata all’istituto di riferimento che ha gestito il conferimento delle supplenze.

Per ciascun aspirante nominato saranno riportati i dati anagrafici, il codice fiscale, la sede assegnata e, in caso di nomina su spezzoni orario, la quota oraria di ciascuno spezzone.

Conclusione dell’operazione

Ogni scuola di riferimento pubblicherà al proprio albo l’elenco delle assunzioni disposte.  Elenchi completi con le assunzioni a livello provinciale saranno prodotti dal sistema informativo. 

I dirigenti delle scuole di riferimento segnaleranno tempestivamente all’ufficio del CSA  eventuali casistiche particolari che l’istituto non sia riuscito a risolvere. 

Al termine delle predette fasi di convocazione, tutti i posti e le cattedre che non sarà possibile coprire mediante  il processo descritto in precedenza saranno assegnati da ciascun dirigente scolastico attraverso lo scorrimento delle rispettive graduatorie d’istituto.

9.     Monitoraggi 

Il sistema informativo metterà a disposizione dell’amministrazione centrale e periferica alcuni prodotti di verifica sullo stato di avanzamento dei lavori,  elaborati in base ai dati inseriti sia  dagli uffici provinciali, sia dalle singole istituzioni scolastiche.

Tali prodotti saranno quotidianamente reperibili nella sezione monitoraggi all’interno del panel “AVVIO DELL’ANNO SCOLASTICO” presente nel sito INTRANET.