La convenzione di cassa delle istituzioni scolastiche

di Giacomo D’Alterio

L’articolo 16 del Decreto Interministeriale n. 44 del 1° febbraio 2001stabilisce che il servizio di cassa come quello di amministrazione di titoli pubblici di proprietà dell’istituzione scolastica, è affidato ad un unico istituto di credito mediante un’apposita convenzione stipulata dal dirigente scolastico alle migliori condizioni di mercato in conformità di uno schema di convenzione inviato dalla nota prot. n. 13784 del 10 dicembre 2002 del Servizio per gli Affari Economico – Finanziari del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca.

Lo schema ha acquisito il parere favorevole del Ministero dell’Economia e delle Finanze ed è stato oggetto di accordo con l’Ente Poste e con l’Associazione Bancaria Italiana (A.B.I.).

La convenzione di cassa deve essere stipulata secondo la procedura dell’evidenza pubblica, ossia l’individuazione dell’istituto cassiere deve avvenire mediante una ricerca di mercato tra almeno tre istituti bancari per ottenere le migliori condizioni contrattuali in regime di libera concorrenza.

Il servizio dell’istituto bancario cassiere è un servizio di cassa e non certamente di tesoreria, in quanto la banca non è tenuta a conoscere i limiti posti dagli stanziamenti di spesa nel programma annuale della scuola, questo comporta che la banca è semplicemente un esecutore di ordini.

Lo schema di convenzione consta di 15 articoli.

Lo schema va sottoscritto tra l’istituzione scolastica, rappresentata dal dirigente scolastico in qualità di legale rappresentante della scuola e l’istituto di credito o l’Ente Poste rappresentata dal responsabile legale della sede prescelta dalla scuola.

Articolo 1 – Affidamento del servizio di cassa:

con quest’articolo l’istituzione scolastica affida il proprio servizio di cassa ad un gestore, banca o ufficio postale, l’affidamento avviene tramite una delibera del consiglio d’istituto o di circolo.

Il servizio di cassa è effettuato nei giorni lavorativi e negli orari in cui il gestore del servizio ha gli sportelli aperti al pubblico.

Il servizio è svolto secondo i patti stipulati nella convenzione ed è effettuato a decorrere dalla data concordata tra le parti contraenti.

Le parti di comune accordo, con un semplice scambio di lettere, in qualsiasi momento possono apportare delle variazioni e delle modifiche alle modalità di espletamento del servizio di cassa.

 Articolo 2 – Oggetto e limiti della convenzione:

il servizio di cassa ha per oggetto la riscossione delle entrate e il pagamento delle spese facenti capo all’istituto ai sensi delle norme stabilite dal D.I. 1° febbraio 2001 n. 44 – regolamento sulle istruzioni generali sulla gestione amministrativo – contabile delle istituzioni scolastiche.

Lo scambio di dati può avvenire tramite sistemi informatici per agevolare il servizio di cassa

secondo le modalità definite tra le parti.

La gestione finanziaria dura un anno solare dal 1° gennaio al 31 dicembre di ogni anno.

Articolo 3 – Riscossioni:

Le entrate sono riscosse dal gestore del servizio di cassa tramite reversali d’incasso emesse dall’istituzione scolastica nei modelli predisposti, numerati progressivamente e firmati dal dirigente scolastico e dal direttore dei servizi generali ed amministrativi o dai loro sostituti in caso di assenza di questi.

Le reversali devono contenere le seguenti indicazioni:

1)      la denominazione dell’istituto;

2)      l’esercizio finanziario;

3)      il numero progressivo;

4)      la data d’emissione;

5)      l’indicazione dell’aggregato e della voce cui è riferita l’entrata;

6)      l’indicazione del debitore;

7)      l’ammontare della somma da riscuotere in cifre ed in lettere;

8)      la causale.

Su questo punto l’Associazione Bancaria Italiana (A.B.I.) ritiene che tra i contenuti suddetti, debba  aggiungersi anche le indicazioni relative all’assoggettamento o meno dell’imposta di bollo per la quietanza.

L’istituto bancario o l’ufficio postale è tenuto ad incassare le somme, che i terzi intendono versare a favore dell’istituzione scolastica contro rilascio di una ricevuta, che contiene oltre la causale del versamento, anche la clausola “salvi i diritti dell’istituto”.

Gli incassi sono segnalati all’istituzione scolastica, al quale l’ente gestore del servizio richiederà l’emissione delle relative reversali, queste ultime dovranno essere emesse entro trenta giorni dalla comunicazione.

L’istituto di credito documenta l’incasso delle somme riscosse sul conto corrente dell’istituto apponendo sulla reversale il timbro “riscosso”, la data di esecuzione e la propria firma.

In alternativa a questo, il gestore del servizio evidenzia gli estremi della riscossione effettuata con documentazione informatica, da consegnare all’istituto con scadenza mensile.

Il gestore fornisce entro tre giorni lavorativi gli estremi di qualsiasi pagamento eseguito su richiesta dell’istituzione scolastica.

Il prelevamento dal conto corrente postale intestato alla scuola è disposto dall’istituto scolastico mediante emissione di reversale intestata alla scuola stessa.

L’accredito delle somme è effettuato lo stesso giorno in cui la banca o l’ufficio postale avrà la disponibilità della somma prelevata dal conto corrente postale.

Il gestore del servizio di cassa per tutte le riscossioni resta impegnato per il giorno valuta dai criteri stabiliti tra le parti.

Il gestore del servizio non è tenuto ad accettare versamenti a mezzo assegni di conto corrente bancario e postale, invece possono essere accettati assegni circolari o vidimati intestati alla scuola.

Le reversali inestinte alla fine dell’esercizio finanziario vanno restituite all’istituzione scolastica per l’annullamento.

Articolo 4 – Pagamenti:

I pagamenti sono gestiti dalla banca o dall’ufficio postale cassiere in seguito a mandati di pagamento emessi dall’istituzione scolastica su modelli appositamente predisposti, numerati progressivamente e firmati dal dirigente scolastico e dal direttore sei servizi generali ed amministrativi o da loro sostituti.

I mandati di pagamento devono contenere una serie di informazioni:

1)      la denominazione della scuola;

2)      l’esercizio finanziario;

3)      il numero progressivo;

4)      la data di emissione;

5)      l’indicazione dell’aggregato e della voce di spesa;

6)      l’indicazione completa delle generalità del creditore (nome, cognome, luogo e data di nascita) con l’indirizzo e il codice fiscale e se si tratta di una persona diversa anche le generalità complete di quest’ultimo;

7)      nel caso in cui i pagamenti allo sportello dovessero essere a favore di persone giuridiche, il mandato di pagamento deve contenere l’indicazione della persona fisica e della qualifica rivestita nella società creditrice;

8)      le modalità di pagamento e i relativi estremi;

9)      l’ammontare della somma netta da pagare in cifre ed in lettere;

10)  l’importo dell’imposta di bollo da pagare o l’importo zero se esente;

11)  la causale;

12)  la data valuta.

L’istituto cassiere su richiesta del dirigente scolastico pagherà le spese fisse come imposte e tasse, canoni di utenza relativi alla domiciliazione delle fatture attinenti le utenze anche senza l’emissione dei relativi mandati di pagamento, quest’ultimi saranno emessi successivamente entro trenta giorni dalla richiesta dell’istituto cassiere.

I mandati di pagamento sono ammessi al pagamento secondo accordi prestabiliti tra la scuola e l’ente gestore del servizio di cassa.

Nel caso in cui ci fossero dei pagamenti da effettuarsi in una data prestabilita l’istituzione scolastica è tenuta a consegnare i mandati entro un termine previsto dalla convenzione di cassa.

L’istituto cassiere non deve effettuare il pagamento nel caso in cui si trovasse di fronte a mandati irregolari privi di uno degli elementi essenziali e indispensabili oppure non sottoscritte dal dirigente e/o dal direttore dei servizi generali ed amministrativi o che presentano delle abrasioni o delle cancellature o discordanze tra la somma scritta in cifre e quella scritta a lettere, comunque è consentito la convalida delle correzioni con il timbro e la firma delle persone che hanno firmato il titolo di pagamento.

Il gestore del servizio di cassa è sollevato da qualsiasi responsabilità nel caso in cui il mandato non potesse diventare titolo esecutivo a causa di ritardi o di errori di individuazione od ubicazioni del creditore, qualora questo sia dipeso da errore o incompletezza di dati comunicati dalla scuola sull’ordine di pagamento.

La banca cassiera appone sul mandato di pagamento il timbro pagato, la data e la propria firma oppure vi allega la quietanza del creditore.

In alternativa, il gestore del servizio di cassa provvede ad annotare sul mandato gli estremi del pagamento effettuato con documentazione informatica. Inoltre, entro il terzo giorno successivo lavorativo su richiesta della scuola l’istituto di credito cassiere fornisce gli estremi di qualsiasi pagamento effettuato.

I mandati non estinti entro la data del 31 dicembre sono restituiti all’istituzione scolastica.

Articolo 5 – Pagamenti con carta di credito:

Il gestore del servizio di cassa può su richiesta della scuola rilasciare una carta di credito con un contratto “ad hoc”.

La scuola è tenuta a comunicare prontamente all’istituto cassiere le persone autorizzate all’utilizzo della carta e i limiti entro i quali questa può essere utilizzata.

L’istituzione scolastica s’impegna a trasmettere all’istituto cassiere l’estratto conto ricevuto dalla società emittente la carta di credito, insieme ai mandati di pagamento a copertura sia dell’importo dei pagamenti, che delle spese evidenziate nell’estratto conto.

Articolo 6 - Anticipazione di cassa:

I pagamenti sono effettuati dall’istituto cassiere nei limiti della giacenza di cassa dell’istituto.

Il gestore del servizio di cassa può eseguire pagamenti di mandati relativi alle retribuzioni del personale con contratto a tempo determinato in servizio presso l’istituzione scolastica e al versamento delle ritenute previdenziali, assistenziali ed erariali nel limite massimo di due mensilità, qualora sul conto corrente dell’istituzione scolastica non ci fossero fondi disponibili. Questo è possibile su richiesta del dirigente scolastico e su deliberazione del consiglio d’istituto.

Inoltre, l’istituto bancario o l’ente poste gestore del servizio di cassa può accordare delle anticipazione di cassa anche in mancanza di liquidità di cassa nei casi di progetti comunitari o di istruzione e formazione integrata superiore (I.F.T.S., F.S.E., P.O.N., F.E.S.R.) dei quali comunque sia pervenuta una formale comunicazione di accredito fondi, così come previsto dall’art. 45 comma 3 del D.I. n. 44 del 1° febbraio 2001.

Gli interessi passivi a carico dell’istituzione scolastica sulle somme anticipate decorrono dalla data di effettivo utilizzo della somma.

Nel caso in cui si verificasse per qualsiasi motivo un cambiamento dell’istituto cassiere, la scuola è tenuta a rimborsare il precedente istituto cassiere di ogni suo credito, inoltre l’istituto cassiere subentrante dovrà assumersi all’atto del trasferimento del servizio ogni esposizione in essere per interessi maturati ed oneri accessori.

Articolo 7 – Firme e trattamento dei dati personali:

L’istituzione scolastica provvede a depositare presso l’istituto cassiere le firme autografe con le generalità delle persone autorizzate a firmare gli ordini di riscossione e di pagamento impegnandosi a comunicare tempestivamente le eventuali variazioni avvenute in seguito a modifiche nei poteri di firma.

Le incombenze relative al trattamento dei dati personali ai sensi della legge 31 dicembre 1996 n. 675 sulla privacy ricadono sull’istituzione scolastica.

Articolo 8 – Trasmissione di atti e di documenti:

I mandati di pagamento e le reversali d’incasso sono trasmessi dall’istituzione scolastica all’istituto cassiere accompagnati da una distinta in doppio esemplare, una copia della quale viene restituita all’istituto scolastico firmato per ricevuta. Le distinte sono numerate progressivamente e contengono l’importo complessivo degli ordinativi presentati dall’inizio dell’esercizio.

Il gestore del servizio di cassa salvo diverse pattuizioni, invia alla fine di ogni mese all’istituzione scolastica le reversali e i mandati di pagamento.

Ogni tre mesi il gestore del servizio di cassa invia l’estratto del conto corrente, corredato del tabulato riportante analiticamente i dati identificativi di tutte le operazioni di pagamento effettuate nel periodo considerato e gli estremi della relativa quietanza.

I mandati collettivi e quelli relativi ai pagamenti da eseguirsi fuori piazza sono restituiti, con le modalità predette, all’istituto, dopo la loro totale estinzione e quando saranno corredati delle relative quietanze.

A chiusura dell’esercizio finanziario il gestore trasmetterà all’istituto anche il foglio dell’estratto conto per capitale e interessi.

L’istituzione scolastica è tenuta a verificare gli estratti conto trasmessigli, segnalando, per iscritto tempestivamente e, comunque, non oltre 60 giorni dalla data di ricevimento degli stessi, le eventuali opposizioni. Decorso tale termine i documenti si considerano approvati.

Articolo 9 – Amministrazione titoli e valori:

Il gestore assume in custodia ed amministrazione, previa delibera dell’organo competente dell’istituto, i titoli ed i valori di proprietà dell’istituto stesso, che sono immessi in deposito amministrato secondo le condizioni e le modalità previste dalle parti.

      Il gestore custodisce i titoli ed i valori depositati da terzi per cauzione a favore dell’istituto.

Il gestore si obbliga a non procedere alla restituzione dei titoli stessi senza regolare autorizzazione del dirigente scolastico dell’istituto.

Articolo 10 – Verifiche:

L’istituto ha diritto di procedere a verifiche di cassa e dei valori dati in carico, ogni qualvolta lo ritenga necessario ed opportuno. Il gestore deve, esibire, ad ogni richiesta, i registri, i bollettari e tutte le carte contabili relative alla gestione, anche in formato meccanografico o elettronico.

Il collegio dei revisori contabili dell’istituto ha accesso ai documenti relativi alla gestione del servizio di cassa. Di conseguenza il collegio suddetto può effettuare sopralluoghi presso gli uffici ove si svolge il servizio di cassa.

Articolo 11 – Tassi debitori e creditori:

Sulle giacenze di cassa dell’istituto scolastico è applicato un interesse annuo concordato tra le parti, la cui liquidazione avviene con cadenza prevista tra le parti stesse.

Articolo 12 – Compenso e spese di gestione:

Per il servizio di convenzione spetta al gestore un compenso stabilito tra le parti.

Articolo 13 – Durata della convenzione:

La convenzione di cassa ha una durata di anni stabilita tra le parti, che comunque non potrà mai superare i nove anni, la convenzione può essere rinnovata più volte e per uguale durata.

Almeno tre mesi prima della scadenza della convenzione, la scuola accertata la sussistenza di ragioni di convenienza e di pubblico interesse, mediante indagine di mercato, può rinnovare la convenzione al medesimo contraente ai sensi dell’art. 6 della Legge 537/93, come modificato dall’art. 44 della Legge 724/1994.

Articolo 14 – Registrazione della convenzione:

Le spese di stipulazione della convenzione di cassa sono a carico di chi dovesse provvedere alla registrazione “in caso d’uso”. 

Articolo 15 – Rinvio, controversie e domicilio delle parti:

Per quanto non previsto dalla convenzione, si fa rinvio alla Legge ed ai regolamenti che disciplinano la materia.

Per ogni controversia, che dovesse sorgere nell’applicazione del contratto, il foro competente è quello in cui ricade la giurisdizione delle parti o in caso di diversa competenza quello stabilito dai contraenti.

Bibliografia e riferimenti normativi:

·        Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001 n. 44 – Istruzioni generali sulla gestione amministrativo – contabile delle istituzioni scolastiche (articoli 16 – 45 – 48)

·        Filippone Leonardo, La gestione degli acquisti, Euroedizioni Torino

·        Granello Susanna e Romallo Francesca, La convenzione per il servizio di cassa, Esperienze amministrative – luglio 2003, Tecnodid Editrice

·        Nota del M.I.U.R. Servizio Affari economico – finanziari prot. n. 13784 del 10 dicembre 2002 – Schema di convenzione di cassa delle istituzioni scolastiche

·        Paolucci Laura, L’attività contrattuale della scuola autonoma, Editrice T.E.M.I.

·        Rossi Nicola, Nuovo ordinamento finanziario e contabile delle scuole, Tecnodid Editrice