La gestione del fondo per le minute spese

di Giacomo D’Alterio

L’articolo 17 del Decreto Interministeriale n. 44 del 1° febbraio 2001 – Regolamento concernente “le istruzioni generali sulla gestione amministrativo – contabile delle istituzioni scolastiche”, istituisce il fondo per le minute spese, il quale provvede al sostentamento delle stesse.

Le minute spese sono da intendersi le spese d’ufficio avente carattere ordinario come ad esempio le spese postali, le spese sostenute per l’acquisto di materiale di modesta entità e di facile consumo, come il materiale di cancelleria, il materiale di consumo per stampanti e fax, il materiale di ferramenta per piccoli lavori di manutenzione, le spese per l’acquisto di biglietti per mezzi di trasporto, per il parcheggio o per l’acquisto di giornali e pubblicazioni periodiche.

Il fondo viene anticipato con un mandato in conto partite di giro, dal dirigente scolastico al direttore dei servizi generali ed amministrativi, nel limite stabilito dal consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale.

Il mandato di anticipazione viene addebitato all’aggregato di attività A01 funzionamento amministrativo generale, utilizzando il tipo, conto e sottoconto delle partite di giro (99/01/001).

Ogni volta che la somma anticipata sta per esaurirsi, il direttore dei servizi generali ed amministrativi presenta le note documentate delle spese sostenute al dirigente scolastico, spese che sono da lui prontamente rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputati al funzionamento amministrativo e didattico generale e ai singoli progetti.

Il rimborso delle somme anticipate deve comunque essere chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario.

Alla chiusura dell’esercizio finanziario e dopo aver effettuato l’ultimo reintegro, la somma messa a disposizione del direttore dei servizi generali ed amministrativi, rimasta inutilizzata, deve a cura dello stesso, con una reversale versata sull’aggregato, voce e sottovoce di entrata delle partite di giro (99/01/001).

La semplificazione della gestione del fondo per le minute spese può avvenire in quattro modi:

1)      imputare ai singoli progetti soltanto quelle spese che hanno un ammontare significativo e lasciare il resto all’attività di funzionamento amministrativo generale (A01);

2)      aprire soltanto una gestione nell’ambito dell’attività di funzionamento amministrativo generale (A01) e non per ogni singolo progetto, così come previsto dalla C.M. 173/2001;

3)      stabilire un fondo con una somma non molto elevata per motivi di sicurezza per il direttore dei servizi generali ed amministrativi che maneggia denaro pubblico e anche perché è facile in qualsiasi momento dell’esercizio finanziario reintegrare il fondo;

4)      fare in modo che il direttore dei servizi generali ed amministrativi avendo sia la funzione di creditore, che quella di debitore possa delegare a qualche assistente amministrativo di sua fiducia la gestione del fondo per le minute spese.

Il direttore dei servizi generali ed amministrativi avendo maneggio del denaro è soggetto alle norme sulla responsabilità contabile, può quindi a tutti gli effetti di legge essere considerato un agente contabile di fatto per quanto riguarda la gestione del fondo per le minute spese.

Quanto sopra comporta, che in caso di ammanco di denaro, il direttore dei servizi generali ed amministrativi è obbligato a restituire la somma indebitamente appropriata all’istituzione scolastica di appartenenza.

Il direttore dei servizi generali ed amministrativi, pur essendo agente contabile di fatto, non è soggetto all’obbligo di rendere il conto giudiziale alla fine dell’esercizio finanziario alla Corte dei Conti.

Il direttore dei servizi generali ed amministrativi contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro delle minute spese, che è un documento contabile obbligatorio.

Il registro deve essere composto da pagine numerate, munite di timbro dell’istituzione scolastica e siglate dal direttore dei servizi generali ed amministrativi.

La tenuta del registro delle minute spese e le necessarie registrazioni sono di competenza del direttore dei servizi generali ed amministrativi.

Lo stesso, inoltre, è competente per l’attività negoziale connessa alle minute spese.

Registro delle minute spese