Giacomo D’Alterio

La mission dei servizi amministrativi delle istituzioni scolastiche autonome di ogni ordine e grado è quella di far in modo, che l’azione amministrativa sia un valido supporto all’attività didattica e formativa, con l’adeguamento delle conoscenze e delle abilità delle risorse umane agli obiettivi previsti dal Piano dell’Offerta Formativa (P.O.F.), ossia all’analisi dei bisogni formativi del contesto ambientale d’appartenenza.

Una scuola, che tende all’eccellenza, non può non sviluppare al suo interno delle risorse umane, che abbiano abilità e capacità comunicative, autostima, capacità di associare il sapere al saper fare, saper lavorare in team.

L’organizzazione dei servizi amministrativi deve realizzare gli obiettivi previsti dal P.O.F., per creare una scuola, che sia al tempo stesso flessibile, elastica, creativa e integrata col contesto territoriale di riferimento.

L’obiettivo, che deve essere condiviso e condivisibile, comporta la partecipazione e la condivisione nel raggiungimento degli obiettivi decisi dal Piano dell’Offerta Formativa, ciò implica un cambiamento generalizzato nei comportamenti e negli atteggiamenti personali con l’eliminazione di personalismi e favoritismi.

L’obiettivo da raggiungere diventa gioco forza la qualità dei servizi offerti all’utenza intesi nel chi, fa cosa, come, per conseguire risultati attendibili e riscontrabili elevando gli standard dei servizi offerti sia sotto il profilo qualitativo che quello quantitativo.

Lo scopo finale è il miglioramento della qualità del lavoro con vere e proprie procedure d’istituto (know-how), che rendono più efficace ed efficiente i servizi amministrativi all’utenza.

Tutto questo è possibile utilizzando la tecnica del problem solving in una strategia di Sistema della Qualità, sistema inteso ad esempio, a ridurre i tempi d’attesa nel rilascio dei certificati, la possibilità da casa per gli utenti – genitori di controllare l’andamento dei figli, assenze e pagelle sul sito Internet d’istituto accessibile soltanto tramite password per garantire la privacy e altri servizi innovativi, secondo le seguenti fasi:

1) stabilire qual è il vero problema da risolvere;

2) raccogliere e analizzare i dati;

3) definire con precisione l’obiettivo da raggiungere;

4) identificare le possibili soluzioni alternative;

5) scegliere la soluzione migliore.

Il risultato atteso è quello di creare all’interno dell’istituzione scolastica una rete interna per condividere le informazioni in modo efficace ed efficiente per poter organizzare in modo ottimale le attività di segreteria.

Il risultato da raggiungere è quello di instaurare con l’utenza rapporti trasparenti e chiari, che devono essere improntati in termini di qualità del servizio, reso a tutti indistintamente e quindi non basato sulla personalizzazione dei rapporti.

Lo scopo tende alla resa di un servizio pubblico soggetto a verifica e valutazione con indicatori di qualità prestabiliti per individuare i punti critici e di forza del sistema organizzativo scolastico.

La nascita di un innovativo modello organizzativo d’istituto per obiettivi, si basa sui seguenti punti:

1) centralità degli obiettivi fissati;

2) creazione di gruppi di lavoro auto regolati con obiettivi decisi e stabiliti;

3) compiti adattati alle necessità contingenti;

4) sviluppo di una cultura dell’iniziativa e dell’autonomia;

5) partecipazione, condivisione, coinvolgimento, dialettica, problem solving, brainstorming, cambiamento, innovazione, intesa ad introdurre all’interno dell’istituzione scolastica, innovative procedure informatiche, protocollo informatico, archivio e catalogazione informatica, gestione e sviluppo dei siti Web d’istituto;

6) acquisizione di un know-how innovativo d’istituto.

Tutto questo dà luogo ad un processo organizzativo da attuare allo scopo di adeguare il contesto amministrativo – operativo alle esigenze dell’utenza secondo criteri di efficienza, efficacia ed economicità.

Un processo, che tenga ben presente:

1) la centralità dell’utenza – studenti;

2) il senso d’appartenenza all’istituzione scolastica;

3) la visibilità e l’apertura al territorio di riferimento alla luce di una strategia d’integrazione e di condivisione degli obiettivi previsti dal Piano dell’Offerta Formativa (P.O.F.).

La raccolta di dati o informazioni, che siano didattici, riguardanti il personale, le attività collegate al P.O.F., statistiche, dovranno diventare un patrimonio comune di tutti, grazie alla realizzazione di una rete informatica d’istituto, con il risultato di evitare perdite di tempo nel ricominciare da capo ogni volta che occorre fare una statistica per qualsiasi tipo di utilizzo.

Tutto questo, anche grazie ad un iter formativo del personale amministrativo, porterà al miglioramento qualitativo e quantitativo generalizzato dei servizi offerti all’utenza, non soltanto genitori e alunni, ma anche personale docente ed A.T.A., con l’utilizzo di procedure interne d’istituto collegate in rete locale secondo criteri di innovazione e sviluppo.