ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI
RIPARTIZIONE DELLE FUNZIONI E MANSIONI DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO

di Giacomo D’Alterio

I profili professionali del personale ATA sono individuati dalla tabella A del C.C.N.L. sottoscritto in data 24 luglio 2003 per il quadriennio normativo 2002/2005, in particolare ci si sofferma sul profilo professionale dell’assistente amministrativo, che si inserisce nell’area B:

1.      svolge attività specifiche con autonomia operativa e responsabilità diretta;

2.      nelle istituzioni scolastiche ed educative dotate di magazzino può essere addetto, con responsabilità diretta, alla custodia, alla verifica e alla registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza;

3.      esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure, anche con l’utilizzazione di strumenti di tipo informatico, pure per finalità di catalogazione;

4.      ha competenza diretta della tenuta dell’archivio e del protocollo;

5.      oltre alle attività e alle mansioni espressamente previste dall’area di appartenenza, all’assistente amministrativo possono essere affidati incarichi specifici, che comportano l’assunzione di ulteriori responsabilità, rischio o disagio, necessari per la realizzazione del Piano dell’Offerta Formativa (P.O.F.), così come stabilito dal piano delle attività.

Il servizio amministrativo può essere organizzato in aree distinte di attività e funzioni strumentali al Piano dell’Offerta Formativa:

·        AREA AMMINISTRAZIONE

·        AREA DIDATTICA

·        AREA CONTABILE

·        AREA FINANZIARIA

·        AREA PATRIMONIO

·        AREA MAGAZZINO

·        AREA AFFARI GENERALI

AREA AMMINISTRAZIONE

L’Area Amministrazione si deve occupare dei seguenti adempimenti:

·        Adempimenti legati alla stipula dei contratti di lavoro e all’assunzione in servizio del personale docente ed A.T.A. con contratto a tempo indeterminato e determinato, annuale e temporaneo con nomina del Dirigente scolastico.

·        Periodo di prova del personale scolastico: adempimenti previsti dalla vigente normativa.

·        Richiesta dei documenti di rito al personale scolastico neo assunto.

·        Rilascio di certificati ed attestazioni di servizio.

·        Autorizzazioni all’esercizio della libera professione.

·        Decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria.

·        Gestione e rilevazione delle assenze, permessi e ritardi.

·        Richiesta delle visite fiscali per il personale assente per motivi di salute.

·        Trasmissione delle istanze per riscatto dei periodi lavorativi ai fini pensionistici e della buonuscita.

·        Inquadramenti economici contrattuali.

·        Riconoscimento dei servizi di carriera pre-ruolo e ricongiunzione dei servizi prestati.

·        Procedimenti disciplinari.

·        Procedimenti pensionistici (collocamento a riposo, dimissioni e proroga della permanenza in servizio).

·        Adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale.

·        Pratiche per la concessione del piccolo prestito INPDAP e cessione del quinto dello stipendio.

·        Rilevazione dell’anagrafe delle prestazioni dei dipendenti della Pubblica Amministrazione.

·        Adempimenti relativi alla gestione amministrativa degli insegnanti di religione.

·        Tenuta dei fascicoli personali.

·        Tenuta del registro delle assenze e dello stato personale dei dipendenti.

AREA DIDATTICA

L’Area Didattica si articola per l’espletamento dei seguenti compiti:

·      Iscrizione studenti.

·      Rilascio nullaosta per il trasferimento degli alunni.

·      Adempimenti previsti per gli esami di Stato o integrativi.

·      Rilascio pagelle.

·      Rilascio certificati e attestazioni varie.

·      Rilascio diplomi di qualifica o di maturità;

·      Adempimenti previsti per l’esonero delle tasse scolastiche e la concessione di buoni libro o borse di studio.

·      Adempimenti previsti in caso di infortuni alunni.

·      Rilevazione delle assenze degli studenti.

·      Tenuta dei fascicoli e predisposizione dei registri di classe.

AREA CONTABILE

L’Area Contabile svolge la sua azione nel disbrigo delle sotto elencate attività contabili – gestionali:

·      Liquidazione delle competenze mensili, dei compensi accessori per le ore eccedenti l’orario di servizio spettanti ai docenti di ruolo e non di ruolo.

·      Liquidazione delle indennità varie da corrispondere al personale.

·      Liquidazione degli incarichi affidati agli esperti esterni e pagamento delle fatture ai fornitori.

·      Liquidazione delle retribuzioni mensili al personale supplente.

·      Liquidazione compensi per ferie non godute.

·      Adempimenti fiscali, erariali e previdenziali.

·      Stesura delle denunce dei contributi INPS mensili ed annuali.

·      Stesura delle certificazioni fiscali (modello CUD).

·      Riepilogo delle ritenute fiscali operate e versate (modello 770, modello IRAP).

·      Comunicazione alla Direzione Provinciale dei Servizi Vari del Tesoro per  eventuali conguagli fiscali del personale scolastico.

AREA FINANZIARIA

L’Area Finanziaria è preposta alle seguenti funzioni e compiti di natura finanziaria:

·      Elaborazione e predisposizione del programma annuale.

·      Elaborazione, predisposizione e conservazione del conto consuntivo agli atti della scuola, corredato degli allegati e della delibera di approvazione.

·      Emissione e conservazione dei mandati di pagamenti e delle reversali d’incasso.

·      Adempimenti inerenti l’attività negoziale dell’istituzione scolastica.

·      Adempimenti connessi ai progetti previsti dal P.O.F..

·      Adempimenti connessi ai corsi/progetti comunitari (I.F.T.S., P.O.N., F.S.E., F.E.S.R.).

·      Variazioni di bilancio.

·      Adempimenti connessi alla verifica di cassa.

·      Tenuta del partitario delle entrate e delle spese.

·      Tenuta del registro dei residui attivi e passivi.

·      Tenuta del giornale di cassa.

·      Tenuta del registro del conto corrente postale.

·      Tenuta del registro delle minute spese.

·      Tenuta del registro dei contratti stipulati dall’istituzione scolastica.

·      Tenuta della documentazione inerente l’attività contrattuale e rilascio delle copie relative.

·      Tenuta delle scritture contabili relative alle attività per conto terzi.

·      Rilascio dei certificati di regolare prestazione per la fornitura di servizi periodici risultanti da appositi contratti.

·      Tenuta dei verbali dei revisori dei conti e adempimenti relativi.

AREA PATRIMONIO

L’Area Patrimonio gestisce i beni di proprietà dell’istituzione scolastica adempiendo alle seguenti mansioni:

·      Gestione dei beni patrimoniali.

·      Tenuta degli inventari dei beni immobili, di valore storico – artistico, dei libri e materiale bibliografico e dei beni mobili.

·      Discarico inventariale.

·      Adempimenti inerenti il passaggio di consegne tra consegnatari dei beni.

AREA MAGAZZINO

L’Area Magazzino è organizzata al fine di assolvere le seguenti attività e mansioni gestionali:

·      Custodia, verifica e registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza in magazzino.

·      Tenuta della contabilità di magazzino.

·      Tenuta dei registri di magazzino e del facile consumo.

AREA AFFARI GENERALI

L’Area Affari Generali assolve ai seguenti compiti e attività di carattere generale:

·      Tenuta del registro del protocollo.

·      Archiviazione degli atti e dei documenti.

·      Tenuta dell’archivio e catalogazione informatica.

·      Attivazione delle procedure per predisporre il protocollo informatico.

Bibliografia e riferimenti normativi:

Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro del comparto scuola quadriennio normativo 2002/2005.

Autori vari, Il rapporto di lavoro nel comparto scuola, Spaggiari.

Bonetto Anna - Filippone Leonardo, L’organizzazione dei servizi nella scuola dell’autonomia,

Euroedizioni Torino.

Callà Rocco, Il profilo del direttore amministrativo, Euroedizioni Torino.

Molinari Luciano, Il direttore dei servizi generali ed amministrativi, Anicia.

Rossi Nicola, Nuovo ordinamento finanziario e contabile della scuola, Tecnodid.

Sassone Domenico Antonio, Attività e servizi nella scuola dell’autonomia, Spaggiari.